av Torsten Herbertsson, Helsingborg Stad
Språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat enkelt och begripligt. Så står det i språklagen och det är ju lätt att säga. Men hur gör man? Kan man få alla kommunanställda att tänka till innan de sätter sig vid tangentbordet? Jodå, i Helsingborg har vi utbildat 9 000 personer i klarspråk. Det finns många skäl att skriva på ett sätt som gör texten lätt att förstå. Lagen är naturligtvis ett av dem, men för oss i Helsingborg har det viktigaste skälet varit att helsingborgarna, som vi är till för och som betalar våra löner, har rätt att förstå vad vi skriver. Det är ju egentligen alldeles självklart.
Många vinnare
Men det är inte bara helsingborgarna som vinner på att vi skriver klarspråk. Också den enskilde tjänstemannen och kommunen som helhet blir vinnare. Att vi producerar texter som är lätta att förstå innebär att läsaren får större förtroende för både kommunen och den enskilde skribenten. Vi sparar också tid genom att skriva klarspråk. När vi skriver texter som är lätta att förstå slipper vi besök, samtal och mejl med frågor om vad vi egentligen menar, och vi kan ägna oss åt viktigare uppgifter. Även läsaren sparar tid. Den som sprättar upp ett brev eller öppnar ett mejl med ett kommunalt beslut ska snabbt förstå om bygglovet är beviljat eller om minstingen fått plats på förskolan. Ingen ska behöva slita sitt hår och ägna tid åt att tolka en text från Helsingborgs kommun.
Ville ändra attityden
Beslutet om att utbilda alla 9 000 anställda kom från högsta ort. Stadsdirektören bestämde att alla som jobbar i Helsingborgs kommun skulle få åtminstone grundläggande kunskaper i hur man går till väga för att skriva vårdat, enkelt och begripligt. Syftet var att få folk att tänka till innan de sätter fingrarna mot tangentbordet, att få dem att fundera över vilket syfte texten har och vem som ska läsa den innan de börjar skriva – och att sedan skriva det viktigaste först. Vi ville helt enkelt ändra attityden till skriven information. Däremot ville vi inte lägga så mycket tid på att lära ut regler om sådant som förkortningar och kommatecken, det står i våra skrivregler.
Så här gjorde vi
Vi bildade en arbetsgrupp med informationsansvariga från alla förvaltningarna och föreslog att ”de som skriver mycket i jobbet” skulle utbildas i klarspråk på heldagsseminarier, medan alla andra skulle gå igenom en webbutbildning. Det var upp till varje förvaltning att själv välja ut dem som skulle delta i seminarierna. Det blev till slut cirka 1 800 personer. Många var socialsekreterare, skolledare eller jobbade inom kultursektorn, men också många utredare, ekonomer och tjänstemän med andra arbetsuppgifter deltog. Det första seminariet var den 31 mars i år och vi genomförde fyra stycken per vecka med 25 personer i varje grupp. Den 12 november hade 1 800 deltagit i heldagsseminarier i klarspråk. Webbutbildningen blev klar på försommaren och är obligatorisk för alla anställda. Utbildningen byggdes så att den ska kännas relevant oavsett vilken roll man har i kommunen. Den har samma upplägg som seminarierna men exemplen är lite enklare. Det tar ungefär 30 minuter att gå igenom webbutbildningen.
Togs emot mycket positivt
Gensvaret från deltagarna har varit fantastiskt positivt. Utbildningen var mycket uppskattad och ledde till många språkdiskussioner på arbetsplatserna. Det har också startats grupper som arbetar vidare med klarspråksfrågor på förvaltningarna och arbetsplatserna. Men den kanske största effekten av projektet är att deltagarna fått upp ögonen för ett antal viktiga saker att tänka på när de skriver: det viktigaste först, inga krångliga byråkratord och att försöka sätta sig in i läsarens situation. Det har också varit tydligt att många känner en lättnad när de förstått att de inte behöver vara fjättrade i slentrianmässigt byråkratspråk: ”Vad skönt att veta att vi får lov att skriva på ett enkelt sätt!”
Förankringen viktig
Vi har lyckats med klarspråksprojektet. Vi har nått vårt mål om att ändra attityden till skriven information och deltagarna är mycket nöjda. Det är många faktorer som bidragit till att vi lyckats, men en av de viktigaste är att uppdraget kom från stadsdirektören och att det blivit så väl förankrat på förvaltningar och enskilda arbetsplatser. Naturligtvis har även seminariernas kvalitet bidragit till framgången. Under året har det spridits positiva rykten och förväntningar om utbildningen. Och de förväntningarna har blivit infriade.
Om Torsten Herbertsson, Helsingborgs Stad
Torsten Herbertsson är redaktionsansvarig på webbenheten i Helsingborgs stad. De senaste två åren har Torsten också varit projektledare för Sveriges största klarspråksprojekt
Fakta om Helsingborg Stads klarspråksprojekt
Helsingborg ska tala klarspråk – Helsinborgs Dagblad
Pressrelease MyNewsDesk – Helsingborgs Stad