Det är inte svårt att skriva en effektiv text som är riktad till en viss målgrupp och som fyller sin funktion – men det kräver envishet, fokus och omsorg. Det finns miljoner olika sätt att formulera samma sak och det handlar mycket om tycke och smak. När det gäller texter finns det inga rätt eller fel, det finns bara mer eller mindre genomtänkt, läsvärt och effektivt. Det kan räcka med små förändringar för att uppnå stora skillnader.
Varför skriver vi? Vad är vår uppgift?
Vad vill vi uppnå? Fundera över det. Ska vi sälja in något? Förmodligen. I de flesta tjänster ingår att övertyga någon om något. Få någon att inse nyttan med något. De flesta verksamheter har någon form av kunder eller användare. Som vi vill nå ut till, som vi erbjuder tjänster till. Det är i vårt intresse att dessa tjänster tas i bruk.
En effektiv text …
… får mottagaren att ta till sig budskapet och agera så som vi vill. En effektiv text når önskat resultat. Vi når målgruppen genom att skapa tydliga och tilltalande budskap:
- som läsaren känner igen sig i
- som gör att läsaren känner sig sedd och bekräftad
- som läsaren inser nyttan med
- som får läsaren att känna att vi har lösningen på hans eller hennes problem*
- som får läsaren att känna att vi har hans eller hennes bästa för ögonen.
- som får läsaren att känna sig trygg i att vi vet vad vi håller på med
- som läsaren köper
Tips för att komma igång med en text
- Bara börja skriva – händerna på tangentbordet
- Lura dig själv att du bara tänker göra en ”kladd”
- Lägg en konkret beställning hos din fantastiska hjärna
Snitslad bana till effektiva texter
Här följer nu ett absolut vattentätt elljusspår till riktigt bra texter. Tänk till en extra gång på varje punkt så är du hemma. 1. Syfte Att själv vara på det klara med vad man vill uppnå med sin text är a och o. Ju mer konkret detta syfte är för mig själv desto mer effektivt och målinriktat kan jag utforma mitt budskap. 2. Målgruppen Självklart kan alla nytta av ditt budskap – men du vill ju nå dem det gäller i varje aktuellt fall. Vem riktar du dig till? Vilka personer består målgruppen av? Vad utmärker dem och deras situation, vad är viktigt för dem? Kommuninvånarna består av en väldig massa grupper med olika behov, intressen och förutsättningar. Till vilken grupp riktar sig just den här texten? 3. Argument Vilken fakta ska vår text bestå av? Vad ska vi ta upp och trycka på – i just det här fallet? Tänk nytta och resultat. Vad hade du själv gått igång på om du var i målgruppen? Vilka aspekter och detaljer hade varit viktiga? 4. Känsla De flesta texter väcker någon känsla – avsiktligt eller oavsiktligt. Vilken känsla vill vi väcka, spela på? Hur vill vi beröra? Vad vill vi att läsaren ska känna? Hur måste vi skriva för att uppnå detta? (De känslor som slarvfel, syftningsfel och dålig disposition väcker vill vi helst undvika.) 5. Ton/stil/tilltal Hur tilltalar vi målgruppen? Säger vi du/Du eller ni/Ni? Hur vill målgruppen bli tilltalad? Är vi formella eller personliga? Lättsamma eller myndighetsmässiga? Underskatta aldrig målgruppen. Respektera målgruppen. Var ärlig. 6. Kanal Var ska texten finnas? I en tidning, på Facebook, ska den skickas med post, publiceras på hemsidan? Var och i vilken situation läsaren befinner sig när han eller hon läser texten har stor betydelse för vilken sorts budskap han eller hon är intresserad av och kan ta till sig. 7. Sammanhang I vilket sammanhang ska texten vara. Ska den vara som en annons i en bilaga, bredvid en särskild artikel? Vilken information presenteras i närheten? Hur har läsaren kommit till texten? På vilket sätt påverkar sammanhanget och informationen runt omkring din text? 8. Struktur Strukturera din text. Det är SUPERVIKTIGT! Lägg inte över på läsaren att lista ut vad som egentligen är viktigt och vad som hör ihop. Gruppera informationen i stycken på ett överskådligt sätt och presentera den i en logisk följd. Med rubriker, ingresser och underrubriker om och när det är lämpligt. Ha den röda tråden i sikte och håll dig till ämnet! 9. Utrymme Inte så mycket att orda om men det är ändå viktigt att skänka utrymmet en tanke. Hur stor plats har du till ditt förfogande? Är det begränsat till ett visst antal ord, tecken, en spalt, en sida – utrymmet avgör vad du kan ta upp, hur djupt du kan gå och hur mycket du kan bre ut dig. Har du använt dig av det givna utrymmet på allra bästa sätt? 10. Bearbetning När så texten är på plats. Argumenten sitter, liksom all relevant och aktuell fakta. Du är ganska nöjd. Vad händer då? Jo, nu börjar det riktiga arbetet. Det är nu du ska fundera, justera, finslipa. Ändra. Lägga till. Inflika, vässa, flytta, radera. Ifrågasätta. Skala ner och skala bort. Tänka kritiskt. Väga varje ord på guldvåg. Du ska förklara det som behöver förklaras och besvara alla frågor som kan tänkas uppstå. Den ena meningen ska leda fram till den andra. I en fullkomligt logisk, snygg, genomtänkt och övertygande följd.
Medvetna val
Det är inte alltid du kan skriva exakt så som du skulle vilja. Av olika anledningar behöver du kompromissa. Sånt är livet. Det som är viktigt då är att det handlar om medvetna val och att du har gjort en bedömning av hur mycket beslutet påverkar texten. Och att du kan motivera varför.
Vanliga misstag (eller Att tänka på)
- Stav- och slarvfel: använd stavningskontrollen (f7)
- Särskrivningar: ägnar vi oss inte åt. Säg ordet högt. Är det ett eller två ord?
- Extra mellanslag: är lätt att söka bort
- Procenttecken: det ska vara mellanslag mellan siffran och %. Eller skriv ut – procent.
- Ellips … : ägnar vi oss inte åt. Ta ansvar för din kommunikation och avsluta dina meningar själv.
- Streck: Att skriva är roligt – det kan du lita på!
- Versaler: för egennamn och i början av meningar.
- Futurum: ska, kommer att. Jag kommer att ringa honom. Aldrig utan att!
- s i sammanskrivningar
- De eller dem?
- Genitiv-s
- !
- Undvik förkortningar
- Tydlig och genomtänkt tyckesindelning
- Skriv modern svenska
- Undvik talspråk
- Dra nytta av bildtexter
- Undvik /. Skriv ”och” istället.
Tillgänglighet
Tillgänglighet innebär att även alla människor med någon form av funktionsnedsättning eller -hinder kan uppfatta, förstå, navigera, interagera med och bidra med information till webben. Eftersom Sverige är medlem i EU ska svenska myndigheter följa de internationella riktlinjerna för tillgänglighet på webben. Riktlinjerna slår fast att innehåll och teknik på webben ska vara möjlig att uppfatta, hanterbar, begriplig och robust.
- Texter – klarspråk
- Struktur/disposition
- Länkar
- Bilder
- Filmer
- Ljud
- Grafer
- Tabeller
Allt ska samverka och komplettera varandra så att alla kan tillgodogöra sig budskapet.
Klarspråk
Klarspråk innebär att uttrycka sig rakt på sak och utan omskrivning. Myndigheter, kommuner, landsting och annan offentlig verksamhet har ansvar för språkanvändningen i sin verksamhet. Kommunikationen regleras av språklagen (2009:600), som bygger på de språkpolitiska mål riksdagen beslutade om 2005. I lagens s.k. klarspråksparagraf, 11§, står det att ”Språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt”. I förvaltningslagen (1986:223) står det också att ”Myndigheten ska sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt”. Det innebär att information av olika slag ska vara anpassad till mottagarna. Så här säger Språkrådet om klarspråk: Syfte Vad ska mottagaren veta, göra eller inte göra efter att ha läst meddelandet? Målgrupp Vilka är mottagarna? Vad har de för förkunskaper, språklig kompetens och behov av information? Kanal Vilken kanal lämpar sig bäst för kommunikationen? Brev, mejl, telefonsamtal, webbplats? Ton och stil En lagom personlig ton och stil. Disposition Tydlighet, överskådlighet och begriplighet. Meningsbyggnad
- En tanke – en mening
- Det viktigaste först i meningen
- Huvudverbet tidigt i meningen
- Varva korta meningar med långa
- Ordval: Vanligt förekommande, begripliga ord av låg komplexitet